ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ ÉS SZABÁLYZAT

I. Röviden

Az Adatkezelő a személyes adatokat kizárólag meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból, megfelelő jogalapon és a szükséges ideig kezeli. A személyes adatok védelme érdekében az adatkezelés kockázataival arányos technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz. Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatainak kezeléséről, valamint a jogszabályban meghatározott feltételek szerint kérheti többek között személyes adatainak helyesbítését, törlését vagy kezelésük korlátozását, továbbá gyakorolhatja tiltakozási és egyéb jogait.

Az érintett az adatkezeléssel kapcsolatos kérelmeit az adatvedelem@qtruck.hu e-mail-címre küldheti.

II. Bevezetés

A jelen Adatkezelési tájékoztató és szabályzat szerinti

adatkezelő: QTC Central Europe Kft.

székhely: 9700 Szombathely, Szövő u. 100.

cgsz.: 18-09-111357

adószám: 24139636-2-18

kapcsolattartó: Horváth-Takács Szabolcs, tel.: 06 30 956 0230,

adatvédelmi kérelmekkel kapcsolatos e-mail-cím: adatvedelem@qtruck.hu.

Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény, valamint a GDPR alapján az érintettet megfelelően tájékoztatni kell személyes adatainak kezeléséről. A tájékoztatás kiterjed különösen az adatkezelő személyére és elérhetőségére, az adatkezelés céljára és jogalapjára, a kezelt személyes adatok körére, az adatkezelés időtartamára, illetve az időtartam meghatározásának szempontjaira, a személyes adatok címzettjeire, továbbá az érintettet az adatkezeléssel kapcsolatban megillető jogokra és jogorvoslati lehetőségekre.

A jelen Adatkezelési tájékoztató és szabályzat hatálya kiterjed az Adatkezelő külső érintettekkel – így különösen az Adatkezelő által üzemeltetett qtruck.hu weboldal látogatóival és a webáruház felhasználóival, természetes személy vásárlóival, egyéni vállalkozó ügyfeleivel, továbbá gazdasági társaság és más szervezet ügyfeleinek, vásárlóinak és üzleti partnereinek természetes személy képviselőivel, kapcsolattartóival és más közreműködőivel – összefüggő személyesadat-kezeléseire. Az Adatkezelő munkavállalóival, valamint más belső érintettekkel kapcsolatos adatkezelésekre külön belső adatkezelési szabályzat vonatkozik.

Az Adatkezelő fenntartja a jogot a jelen tájékoztató módosítására. A mindenkor hatályos tájékoztató a https://qtruck.hu weboldalon érhető el.

A jelen tájékoztatóban alkalmazott adatvédelmi fogalmakat elsősorban a GDPR, valamint az Infotv. rendelkezései szerint kell értelmezni.

A tájékoztató alkalmazásában a legfontosabb fogalmak a következők:

1. érintett: azonosított vagy azonosítható természetes személy; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító – például név, azonosító szám, helymeghatározó adat vagy online azonosító –, illetve fizikai, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
2. személyes adat: az érintettre vonatkozó bármely információ;
3. adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza;
4. adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így különösen a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tárolás, megváltoztatás, lekérdezés, felhasználás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
5. adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;
6. adatvédelmi incidens: az adatbiztonság olyan sérelme, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisülését, elvesztését, módosulását, jogosulatlan továbbítását vagy nyilvánosságra hozatalát, vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;
7. profilalkotás: személyes adat bármely olyan – automatizált módon történő – kezelése, amely az érintett személyes jellemzőinek, különösen a munkahelyi teljesítményéhez, gazdasági helyzetéhez, egészségi állapotához, személyes preferenciáihoz vagy érdeklődéséhez, megbízhatóságához, viselkedéséhez, tartózkodási helyéhez vagy mozgásához kapcsolódó jellemzőinek értékelésére, elemzésére vagy előrejelzésére irányul;
8. címzett: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely részére személyes adatot az adatkezelő, illetve az adatfeldolgozó hozzáférhetővé tesz;
9. álnevesítés: személyes adat olyan módon történő kezelése, amely – a személyes adattól elkülönítve tárolt – további információ felhasználása nélkül megállapíthatatlanná teszi, hogy a személyes adat mely érintettre vonatkozik, valamint műszaki és szervezési intézkedések megtételével biztosítja, hogy azt azonosított vagy azonosítható természetes személyhez ne lehessen kapcsolni;
10. GDPR: az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet), fellelhetősége: https://net.jogtar.hu/jogszabaly?docid=a1600679.eup.

III. Az egyes adatkezelések

Az Adatkezelő személyes adatot kizárólag megfelelő jogalap fennállása esetén kezel.

Az egyes adatkezelések konkrét jogalapját a jelen tájékoztató az adott adatkezelési célnál külön meghatározza. Az Adatkezelő adatkezelései különösen az érintett hozzájárulásán, az érintettel kötött szerződés teljesítésén vagy annak előkészítésén, az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítésén, illetve az Adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekén alapulhatnak.

III/1. Webshop-regisztráció és felhasználói fiók kezelése

Az érintettek köre:

• a webshopban saját nevükben regisztráló természetes személyek;
• a webáruházban regisztráló egyéni vállalkozók, továbbá
• a webáruházban regisztráló gazdasági társaságok és más szervezetek természetes személy képviselői, kapcsolattartói, illetve a felhasználói fiókot ténylegesen használó más természetes személyek.

Az adatkezelés célja:

• a felhasználói fiók létrehozása és fenntartása,
• a regisztrált felhasználó azonosítása,
• a felhasználói fiókhoz kapcsolódó funkciók biztosítása, valamint
• a felhasználó és az Adatkezelő közötti kapcsolattartás.

A kezelt személyes adatok köre:

• felhasználónév;
• e-mail-cím;
• telefonszám, valamint – megadása esetén – mobiltelefonszám és faxszám;
• a felhasználói fiókhoz kapcsolódó hitelesítési adat;
• a regisztrált felhasználó kereszt- és vezetékneve, amennyiben azt a rendszer a felhasználói fiókhoz rögzíti;
• a felhasználóhoz kapcsolódó címadatok, így különösen ország, állam vagy tartomány, irányítószám, város, utca és házszám, amennyiben azok természetes személyhez kapcsolhatók;
• a felhasználói fiókhoz kapcsolódó beállítások, így különösen a kommunikáció nyelve, a kiszolgáló telephely és az alapértelmezetten megjelenített árra vonatkozó beállítás;
• a rendszer által a felhasználóhoz rendelt egyedi belső azonosító;
• a felhasználói fiókhoz kapcsolódó egyéb, természetes személyhez köthető adatok.

A személyes adatnak nem minősülő szervezeti adatok:

Gazdasági társaság vagy más, természetes személynek nem minősülő szervezet esetén az Adatkezelő a megrendelő szervezetre vonatkozó adatokat – így különösen annak nevét, adószámát, címét, fizetési és egyéb üzleti adatait – is kezelheti. Amennyiben ezek az adatok kizárólag a szervezetre vonatkoznak, és nem kapcsolhatók azonosított vagy azonosítható természetes személyhez, nem minősülnek személyes adatnak. Egyéni vállalkozó esetén, illetve ha valamely adat természetes személyhez kapcsolható, a jelen tájékoztató megfelelő rendelkezései alkalmazandók.

Ilyen, személyes adatnak nem minősülő vállalati adat lehet különösen:

• a megrendelő szervezet neve;
• adószáma;
• bankszámlaszáma, amennyiben az a szervezet bankszámlája;
• kommunikációs nyelve;
• fizetési módja és pénzneme;
• alapértelmezett szállítási módja;
• tehergépjárműveinek száma;
• arra vonatkozó adat, hogy a vállalkozás honnan szerzett tudomást az Adatkezelőről;
• a vállalkozáshoz kapcsolódó kupon;
• a vállalkozást megillető vásárlási kedvezmény.

Egyéni vállalkozó esetén, illetve akkor, ha valamely fenti adat azonosított vagy azonosítható természetes személyhez kapcsolható, az adat személyes adatnak minősülhet, és annak kezelésére a jelen tájékoztató megfelelő rendelkezései alkalmazandók.

Az adatkezelési tájékoztató megismerése:

A regisztráció során a felhasználó az erre szolgáló jelölőnégyzet bejelölésével nyilatkozik arról, hogy az Adatkezelési tájékoztatót megismerte. E nyilatkozat nem minősül a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerinti adatkezelési hozzájárulásnak, és nem képezi a regisztrációhoz, illetve a szerződés teljesítéséhez szükséges adatkezelés jogalapját.

A rendszer a regisztráció létrejöttével együtt rögzíti, hogy a felhasználó az Adatkezelési tájékoztató megismeréséről nyilatkozott; a regisztráció létrejöttének időpontja a rendszerben rögzítésre kerül. A megismert tájékoztató verzióját a rendszer jelenleg külön nem rögzíti.

Az adatkezelés jogalapja:

A webshopban történő vásárlás feltétele a regisztráció és a felhasználói fiók létrehozása.

Saját nevében eljáró természetes személy, illetve egyéni vállalkozó esetén, amennyiben az érintett saját nevében regisztrál és köt szerződést az Adatkezelővel, a regisztrációhoz, a szerződés megkötéséhez, illetve teljesítéséhez szükséges személyes adatainak kezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontján alapul.

Gazdasági társaság vagy más szervezet nevében eljáró természetes személyek – így különösen a képviselők, kapcsolattartók és a felhasználói fiókot ténylegesen használó más természetes személyek – személyes adatainak kezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján, az Adatkezelő és a megrendelő szervezet jogos érdekében történik. A jogos érdek abban áll, hogy a felek között a webshopon keresztül létrejövő üzleti kapcsolat, a megrendelések leadása és kezelése, valamint az ezekhez szükséges kapcsolattartás megfelelően megvalósulhasson. A felhasználói fiók létrehozása és fenntartása a webshopon keresztüli vásárlás technikai feltétele.

Az adatkezelés időtartama:

Az Adatkezelő a felhasználói fiókhoz kapcsolódó személyes adatokat a felhasználói fiók fennállásáig, illetve annak megszüntetéséig kezeli. Amennyiben a felhasználó már nem felel meg a webshop használatára vonatkozó feltételeknek, vagy a felhasználói fiók használata más okból megszűnik, az Adatkezelő a fiókot inaktívvá teheti, illetve a rendszerben töröltként jelölheti.

A felhasználói fiók inaktívvá tétele vagy töröltként való megjelölése önmagában nem jelenti a fiókhoz kapcsolódó valamennyi személyes adat adatbázisból történő végleges törlését. Az ilyen adatok további kezelésére kizárólag addig kerülhet sor, ameddig azok megőrzését valamely további adatkezelési cél és megfelelő jogalap indokolja, így különösen számviteli kötelezettség teljesítése vagy jogi igények előterjesztése, érvényesítése vagy védelme céljából.

A felhasználói fiók töröltként való megjelölését követően a korábbi rendelések adatai a rendszerben továbbra is az adott felhasználói rekordhoz kapcsolódhatnak. E rendelési adatok további kezelésére a III/3., illetve a számviteli bizonylatok tekintetében a III/4. pont rendelkezései irányadók.

Ha valamely személyes adat további kezelésének nincs megfelelő célja és jogalapja, az Adatkezelő gondoskodik annak törléséről vagy – amennyiben ez megfelelő – visszafordíthatatlan anonimizálásáról.

III/2. A honlap használatával kapcsolatos adatkezelések

III/2.1. Általános kapcsolatfelvétel

Ide tartoznak a honlapon közzétett telefonszámokra és e-mail-címekre érkező megkeresések.

Az érintettek köre:

• az Adatkezelővel a honlapon közzétett elérhetőségeken saját nevükben kapcsolatba lépő természetes személyek;
• az Adatkezelővel egyéni vállalkozóként kapcsolatba lépő természetes személyek; továbbá
• gazdasági társaságok és más szervezetek nevében kapcsolatba lépő természetes személy képviselők, kapcsolattartók és más közreműködők.

Az adatkezelés célja:

• az érintett megkeresésének fogadása és megválaszolása,
• a szükséges kapcsolattartás, valamint
• az érintett által előterjesztett kérdés, kérés vagy egyéb ügy kezelése.

A kezelt személyes adatok köre:

• az érintett neve,
• e-mail-címe,
• telefonszáma,
• a megkeresés tartalma, valamint
• az érintett által a kapcsolatfelvétel során önkéntesen megadott egyéb személyes adatok.

Az adatkezelés jogalapja:

Amennyiben a saját nevében eljáró természetes személy vagy egyéni vállalkozó megkeresése az érintett és az Adatkezelő közötti szerződés megkötését megelőző, az érintett kérésére történő lépések megtételére irányul, az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja. Gazdasági társaság vagy más szervezet nevében eljáró természetes személy képviselő, kapcsolattartó vagy más közreműködő személyes adatainak kezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján, az Adatkezelő és az érintett által képviselt vagy vele kapcsolatban álló szervezet közötti üzleti kommunikáció biztosításához fűződő jogos érdeken alapul.

Saját nevében eljáró természetes személy vagy egyéni vállalkozó olyan általános megkeresése esetén, amely nem valamely szerződés megkötését megelőző lépés megtételére irányul, az adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján, az Adatkezelőnek az ügyfelekkel, érdeklődőkkel és más érintettekkel történő kapcsolattartáshoz, valamint a hozzá érkező megkeresések megválaszolásához fűződő jogos érdekén alapul.

Az adatkezelés időtartama:

Az Adatkezelő az általános megkereséshez és az ahhoz kapcsolódó levelezéshez tartozó személyes adatokat az ügy lezárását követő 1 évig kezeli, ezt követően törli, kivéve, ha az adatok további kezelését más adatkezelési cél és megfelelő jogalap indokolja.

III/2.2. Ajánlatkérés a honlapon keresztül

Az érintettek köre:

• a webshopba regisztrált és bejelentkezett, saját nevükben eljáró természetes személyek;
• a webshopba regisztrált és bejelentkezett egyéni vállalkozók, továbbá
• a regisztrált gazdasági társaságok és más szervezetek nevében eljáró természetes személy felhasználók, akik a keresett alkatrészre vonatkozóan ajánlatkérést küldenek az Adatkezelő részére.

Az adatkezelés célja:

• a keresett alkatrész azonosítása,
• az ajánlatkérés fogadása és feldolgozása,
• az árajánlat elkészítése és megküldése, valamint
• az ajánlatkéréssel kapcsolatos kommunikáció.

A kezelt személyes adatok köre:

• a kapcsolattartó természetes személy neve;
• telefonszáma;
• e-mail-címe;
• az ajánlatkéréssel érintett gépjármű alvázszáma, amennyiben az természetes személyhez kapcsolható;
• a gépjármű típusa, amennyiben az természetes személyhez kapcsolható;
• motorszáma, amennyiben azt az érintett megadja és az természetes személyhez kapcsolható;
• az ajánlatkérés keretében megadott termékleírás és egyéb információk, amennyiben azok személyes adatot tartalmaznak;
• az ajánlatkéréshez feltöltött fénykép vagy fényképek, amennyiben azok személyes adatot tartalmaznak;
• a felhasználói fiókból az ajánlatkéréshez automatikusan kapcsolt személyes adatok;
• az érintett által az ajánlatkérés során megadott egyéb személyes adatok.

Az ajánlatkérő űrlap működése:

Bejelentkezett felhasználó esetén, ha a keresett termékre a rendszer nem ad találatot, az ajánlatkérő űrlap egyes mezőit a felhasználói fiók adatai alapján automatikusan kitölti. Így különösen automatikusan megjelenhet a felhasználóhoz beállított elsődleges telephely, a cégnév, a kapcsolattartó neve és e-mail-címe, továbbá a rendszer az ajánlatkérésben feltünteti azt a gyári cikkszámot, amelyre a felhasználó korábban keresést végzett.

Az ajánlatkéréshez fénykép tölthető fel. A feltöltött fénykép személyes adatot is tartalmazhat, amennyiben azon azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó információ szerepel. Az Adatkezelő a feltöltött fényképet kizárólag az ajánlatkérés feldolgozásához szükséges mértékben kezeli.

Az adatkezelés jogalapja:

Saját nevében eljáró természetes személy vagy egyéni vállalkozó ajánlatkérése esetén – amennyiben az ajánlatkérés az érintett kérésére a szerződés megkötését megelőző lépések megtételére irányul – az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja. Gazdasági társaság vagy más szervezet nevében eljáró természetes személy személyes adatainak kezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján, az Adatkezelőnek és az érintett által képviselt szervezetnek az ajánlatkérés feldolgozásához, az ajánlat elkészítéséhez és az ehhez szükséges üzleti kapcsolattartáshoz fűződő jogos érdekén alapul.

Az adatkezelés időtartama:

Amennyiben az ajánlatkérésből nem jön létre megrendelés, az Adatkezelő az ajánlatkéréshez kapcsolódó személyes adatokat, levelezést és feltöltött fényképeket 1 évig kezeli. Az 1 éves megőrzési idő elteltével a további adatkezelési céllal nem indokolható adatok további kezelése nem indokolt, kivéve, ha azok megőrzését más adatkezelési cél és megfelelő jogalap indokolja.

III/2.3. Szavatossági, jótállási és egyéb garanciális ügyek kezelése

Az érintettek köre:

• az Adatkezelővel szemben garanciális, jótállási vagy szavatossági igényt bejelentő természetes személyek;
• az ilyen igényt egyéni vállalkozóként bejelentő természetes személyek; továbbá
• a garanciális ügyben gazdasági társaság vagy más szervezet nevében eljáró természetes személy képviselők, kapcsolattartók és más közreműködők.

Az adatkezelés célja:

• a szavatossági, jótállási vagy egyéb garanciális igény bejelentésének fogadása;
• az igény nyilvántartása és kivizsgálása;
• az érintettel vagy az általa képviselt szervezettel történő kapcsolattartás; valamint
• az igény elbírálása és a kapcsolódó ügyintézés.

A kezelt személyes adatok köre:

• a kapcsolattartó természetes személy neve;
• telefonszáma és e-mail-címe;
• a vásárlás időpontja és a számla száma;
• a garanciális igénnyel érintett termék gyári és Qtruck cikkszáma;
• a gépjármű típusa, alvázszáma és – megadása esetén – motorszáma, amennyiben ezek az adatok természetes személyhez kapcsolhatók;
• a kilométeróra beszereléskori és meghibásodáskori állása, amennyiben az adat természetes személyhez kapcsolható;
• a beszerelést végző szakműhelyre és a beszerelés időpontjára vonatkozó adatok, amennyiben azok természetes személyhez kapcsolhatók;
• a meghibásodás időpontja;
• a szakműhely nyilatkozata és a hibajelenség leírása, amennyiben azok személyes adatot tartalmaznak;
• az ügyintézéshez feltöltött dokumentumok és fényképek, valamint az azokban szereplő személyes adatok;
• az érintett által a garanciális ügyintézés során megadott egyéb személyes adatok.

A garanciális ügy bejelentéséhez az érintett dokumentumot és fényképet is feltölthet. A feltöltött dokumentum vagy fénykép személyes adatot is tartalmazhat, amennyiben abban vagy azon azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó információ szerepel. Az Adatkezelő a feltöltött dokumentumokat és fényképeket kizárólag a garanciális, szavatossági vagy jótállási igény kivizsgálásához és kezeléséhez szükséges mértékben kezeli.

A garanciális ügyintézés folyamata:

A garanciális bejelentés beérkezését követően az Adatkezelő megkezdi az ügy kivizsgálását. Amennyiben a garanciális igény elbírálásához szükséges, az Adatkezelő az érintett beszállító vagy gyártó részére továbbítja a műszaki vizsgálathoz szükséges információkat.

A beszállító vagy gyártó részére továbbított adatok körét az Adatkezelő a garanciális ügy elbírálásához szükséges mértékre korlátozza. A beszállító vagy gyártó részére továbbított információk különösen:

• a meghibásodott alkatrész adatai és a hiba leírása;
• az érintett jármű alvázszáma (VIN) és – amennyiben a műszaki vizsgálathoz szükséges – motorszáma,
• a műszaki vizsgálathoz szükséges egyéb járműadatok;
• szükség esetén a meghibásodott vagy visszaküldött alkatrészről készült fényképek.
   

A beszállító vagy gyártó részére rendszámot, illetve az ügyfél nevét, e-mail-címét vagy telefonszámát az Adatkezelő nem továbbítja, kivéve, ha annak továbbítása az adott ügyben külön szükséges és megfelelő jogalappal rendelkezik.

A beszállító vagy gyártó a garanciális igényt a rendelkezésére bocsátott műszaki adatok és dokumentáció alapján bírálja el. Az elbírálás eredményeként sor kerülhet az alkatrész fizikai vizsgálat céljából történő megküldésére, a vételár vagy ellenérték jóváírására, illetve cseretermék biztosítására.

Az adatkezelés jogalapja:

Fogyasztó által érvényesített szavatossági vagy jótállási igény kezelése során, amennyiben az adatkezelés az Adatkezelőre vonatkozó jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez szükséges, az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja. A fogyasztói szavatossági és jótállási igények intézésére vonatkozó eljárási kötelezettségeket különösen a 19/2014. (IV. 29.) NGM rendelet határozza meg. A rendelet alapján a fogyasztói szavatossági vagy jótállási igényről felvett jegyzőkönyvet a vállalkozás három évig köteles megőrizni.

Saját nevében szerződő természetes személy, illetve egyéni vállalkozó esetén, amennyiben az adott adatkezelés a szerződésből eredő szavatossági, jótállási vagy egyéb garanciális igény kezeléséhez és teljesítéséhez szükséges, az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja.

Gazdasági társaság vagy más szervezet nevében eljáró természetes személy képviselő, kapcsolattartó vagy más közreműködő személyes adatainak kezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján alapul. Az Adatkezelő és az érintett által képviselt szervezet jogos érdeke a szavatossági, jótállási vagy egyéb garanciális igény kivizsgálása, elbírálása és az ehhez szükséges kapcsolattartás biztosítása.

A lezárt ügy dokumentációjának a jogszabályban előírt megőrzési időn túli, jogi igények előterjesztése, érvényesítése vagy védelme céljából történő kezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján alapul.

Az adatkezelés időtartama:

Az Adatkezelő a szavatossági, jótállási és egyéb garanciális ügyekhez kapcsolódó személyes adatokat, jegyzőkönyveket, levelezést, feltöltött dokumentumokat és fényképeket az ügy lezárásától számított 5 évig kezeli a jogi igények előterjesztése, érvényesítése és védelme céljából, kivéve, ha valamely adat vagy dokumentum további megőrzését ettől eltérő jogszabályi kötelezettség írja elő.

Fogyasztói szavatossági vagy jótállási igény esetén az Adatkezelő az igényről felvett jegyzőkönyvet a vonatkozó jogszabály alapján annak felvételétől számított 3 évig köteles megőrizni. Az ezen időtartamot meghaladó adatkezelésre kizárólag megfelelő további adatkezelési cél és jogalap fennállása esetén kerül sor.

III/2.4. A honlap működéséhez kapcsolódó technikai adatkezelés és cookie-k

Az érintettek köre:

• a honlap látogatói és felhasználói.

A kezelt személyes adatok, illetve technikai adatok köre:

• a látogató IP-címe;
• a látogatás, az egyes oldalletöltések és HTTP-kérések időpontja;
• regisztrált felhasználó esetén a regisztráció, a bejelentkezés és az utolsó látogatás időpontja;
• a munkamenethez rendelt egyedi azonosító (Session ID);
• a munkamenet során kezelt ideiglenes állapotadatok, így különösen a bejelentkezési státusz, a bevásárlókosár tartalma, a szűrési paraméterek és a még el nem küldött űrlapadatok;
• a böngésző típusa és verziója, valamint az operációs rendszerre vonatkozó, a böngésző által továbbított technikai információk;
• az eszköz típusának meghatározásához használt technikai adatok, így különösen a képernyőfelbontás és a megjelenítési terület (viewport) mérete;
• a mobil webalkalmazáson keresztül végzett fotófeltöltési és ajánlatkérési események időpontja;
• a honlap működéséhez alkalmazott cookie-k és más technikai azonosítók által kezelt adatok.

A webszerver naplóállományaiban kezelt adatok különösen:

• a kérést indító eszköz IP-címe;
• a kérés időpontja és időzónája;
• a HTTP-kérés adatai, így különösen a HTTP-metódus, a kért erőforrás útvonala és a protokoll verziója;
• a szerver válaszának HTTP-státuszkódja;
• a válasz mérete;
• a hivatkozó oldal címe (referrer), amennyiben azt a böngésző továbbítja;
• HTTP-alapú hitelesítés alkalmazása esetén az ahhoz kapcsolódó felhasználói azonosító.

Az adatkezelés célja:

• a honlap, a webshop és a mobil webalkalmazás megfelelő és biztonságos működésének biztosítása;
• a felhasználói munkamenet és a bejelentkezési állapot fenntartása;
• a bevásárlókosár, a szűrési funkciók és a folyamatban lévő űrlapkitöltések működésének biztosítása;
• a honlapnak a használt böngészőhöz és eszközhöz igazodó megfelelő megjelenítése;
• az informatikai biztonsági események – így különösen a jogosulatlan hozzáférési kísérletek és túlterheléses támadások – felismerése és kezelése, valamint
• a működési hibák feltárása és elhárítása,
• a honlap látogatottságának statisztikai mérése és elemzése;
• a honlap használatának, így különösen a megtekintett oldalaknak, a munkameneteknek és a felhasználói aktivitásnak az elemzése.

Az adatkezelés jogalapja:

A honlap és az informatikai rendszerek biztonságos és megbízható működéséhez, az informatikai támadások megelőzéséhez és felismeréséhez, valamint a működési hibák kivizsgálásához szükséges technikai adatkezelések jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdek. A cookie-k és más, a felhasználó végberendezésén információt tároló vagy az ott tárolt információhoz hozzáférő technológiák alkalmazásának jogalapját az Adatkezelő az adott technológia céljára és működésére figyelemmel külön határozza meg.

Google Analytics és kapcsolódó Google-hirdetési funkciók:

Az Adatkezelő a honlap látogatottságának és használatának elemzésére Google Analytics szolgáltatást alkalmaz. A Google Analytics egyes kampányok esetén a Google Ads rendszerrel összekapcsolható; ennek keretében – az adott kampány beállításaitól függően – konverziókövetési, hirdetésoptimalizálási és remarketingfunkciók is alkalmazhatók. Google Signals, illetve külön cross-device hirdetési jelentési funkció jelenleg nincs aktívan konfigurálva.

Az analitikai, marketing- és hirdetési célú, nem feltétlenül szükséges Google-funkciók kizárólag az érintett megfelelő előzetes hozzájárulását követően aktiválódnak. Az érintett a hozzájárulást megtagadhatja, illetve korábban adott hozzájárulását később visszavonhatja.

Beágyazott YouTube-videók:

Az Adatkezelő a honlapon YouTube-videókat ágyazhat be. A YouTube-videók megjelenítéséhez a látogató böngészője kapcsolatot létesíthet a YouTube, illetve a Google infrastruktúrájával, amelynek során technikai adatok – így különösen az IP-címre, a böngészőre, az eszközre és a videó használatára vonatkozó adatok – kerülhetnek továbbításra. Az Adatkezelő a YouTube-tartalmak betöltését úgy alakítja ki, hogy az ne szükséges cookie-k vagy más hasonló technológiák alkalmazásával járó adatkezelés esetén kizárólag az érintett megfelelő előzetes hozzájárulását követően történjen. Az érintett a videó betöltésének mellőzésével a kapcsolódó adatkezelést elkerülheti.

Munkamenet-azonosító (Session ID): a honlap használata során a rendszer ideiglenes, egyedi munkamenet-azonosítót hoz létre, amely a felhasználó munkamenetének fenntartását, így különösen a bevásárlókosár állapotának megőrzését és a folyamatban lévő űrlapkitöltés megfelelő működését biztosítja.

Az adatkezelés időtartama:

A technikai adatok és cookie-k megőrzési ideje azok funkciójától és technikai beállításaitól függ.A Google Analytics által alkalmazott _ga és _ga_3LN92KD6DX cookie-k alapértelmezett élettartama 2 év.

A webszerver naplóállományait az Adatkezelő a webszerver mindenkori naplórotációs és biztonsági beállításai szerint, az üzemeltetési, hibakeresési és információbiztonsági célokhoz szükséges ideig őrzi. A megőrzési időt a technikai környezet és az információbiztonsági követelmények változására figyelemmel rendszeresen felülvizsgálja.

Adatfeldolgozók, illetve címzettek:

A weboldal és webáruház szerver-infrastruktúrájára vonatkozó információkat a IV/2.1. pont, a Google Workspace szolgáltatásokra vonatkozó információkat a IV/2.3. pont tartalmazza.

Cookie-k:

cookiesDirective cookie: a honlap saját cookie-ja, amely a cookie-k alkalmazásával kapcsolatos felhasználói választás rögzítésére szolgál. Élettartama körülbelül 2 év.

fe_typo_user cookie: a TYPO3 rendszer frontend munkamenetének fenntartását szolgáló technikai cookie, amely többek között a bejelentkezési állapot és a bevásárlókosár működését biztosítja. Munkamenet-cookie, élettartama főszabály szerint a böngésző bezárásáig tart.

PHPSESSID cookie: a szerveroldali PHP-munkamenet fenntartását szolgáló technikai cookie. Élettartama a munkamenet időtartama.

sid cookie: a szerveroldali munkamenethez kapcsolódó, hosszabb élettartamú technikai azonosító. Hozzávetőleges élettartama a létrehozásától számított 24 hónap.

Kijelentkezéskor, illetve a munkamenet megszűnésekor a munkamenethez kapcsolódó adatok érvényüket vesztik; a lejárt szerveroldali munkamenet-rekordokat a rendszer automatikusan törli.

III/3. Megrendelések kezelése és a szerződés teljesítése

Az érintettek köre:

• az Adatkezelőtől saját nevükben terméket megrendelő természetes személyek;
• az Adatkezelőtől egyéni vállalkozóként terméket megrendelő természetes személyek;
• a megrendelő gazdasági társaság vagy más szervezet természetes személy képviselői és kapcsolattartói; továbbá
• a megrendelés teljesítésében érintett egyéb természetes személyek, így különösen a szállítási kapcsolattartó vagy átvevő, amennyiben személyes adataik kezelése a megrendelés teljesítéséhez szükséges.

Az adatkezelés célja:

• a megrendelés fogadása, rögzítése és feldolgozása;
• a megrendelő azonosítása;
• a megrendeléssel kapcsolatos kapcsolattartás;
• a szerződés létrehozása és teljesítése;
• a fizetés és a termék kiszállításának megszervezése;
• a megrendelés teljesítésével kapcsolatos ügyintézés.

A kezelt személyes adatok köre:

• a megrendelést leadó természetes személy, illetve kapcsolattartó neve, e-mail-címe és telefonszáma, amennyiben ezek az adatok a megrendeléshez kapcsolódnak;
• a megrendelést leadó regisztrált felhasználó felhasználói azonosítója, illetve felhasználóneve, amennyiben az természetes személyhez kapcsolható;
• a megrendelés leadásakor használt IP-cím;
• a megrendelés időpontja;
• a szállítási cím, amennyiben az természetes személyhez kapcsolható;
• a megrendelés belső azonosítója és státusza;
• a megrendelt termékekre, azok mennyiségére, árára, pénznemére és teljesítésére vonatkozó adatok, amennyiben azok azonosított vagy azonosítható természetes személyhez kapcsolódnak;
• a megrendelés teljesítésével és a kapcsolattartással összefüggő egyéb személyes adatok.

A megrendelés adatainak kezelése során a rendszer a megrendelés adatait adatbázisban rögzíti, majd azokból a készletnyilvántartó rendszerbe történő betöltéshez fájlt generál. A megrendelésről az Adatkezelő elektronikus visszaigazolást küld a megrendelő részére, és a megrendelés kezelésében részt vevő munkatársak is elektronikus értesítést kapnak.

Az adatkezelés jogalapja: Saját nevében szerződő természetes személy, valamint egyéni vállalkozó esetén a szerződés megkötéséhez és teljesítéséhez szükséges személyes adatok kezelésének jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja. Gazdasági társaság vagy más szervezet nevében eljáró természetes személy képviselő, kapcsolattartó, illetve a teljesítésben közreműködő más természetes személy személyes adatainak kezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján alapul. Az Adatkezelő és a megrendelő szervezet jogos érdeke a megrendelés feldolgozása, a szerződés létrehozása és teljesítése, valamint az ehhez szükséges üzleti kapcsolattartás biztosítása.

Az adatkezelés időtartama:

Az Adatkezelő a megrendelés kezeléséhez és a szerződés teljesítéséhez szükséges személyes adatokat a szerződés teljesítéséig kezeli. A szerződés teljesítését követően a rendelési és szerződéses dokumentációban szereplő személyes adatokat a jogi igények előterjesztése, érvényesítése és védelme céljából legfeljebb 5 évig kezeli, kivéve, ha valamely adat vagy dokumentum további megőrzését jogszabályi kötelezettség vagy más megfelelő adatkezelési cél és jogalap indokolja.

Az 5 éves megőrzési idő elteltével az Adatkezelő a további kezelésre nem szükséges személyes adatokat törli. Amennyiben valamely rendszerben az azonnali fizikai törlés technikailag nem lehetséges, az adatokat a rendes üzleti felhasználásból kivonja, hozzáférésüket korlátozza, és az alkalmazott rendszer technikai lehetőségeihez igazodó eljárás szerint kezeli mindaddig, amíg azok végleges törlése vagy megfelelő anonimizálása megvalósítható.

III/4. Számlázással és számviteli kötelezettségek teljesítésével kapcsolatos adatkezelés.

Az érintettek köre:

• a saját nevükben vásárló természetes személyek;
• az egyéni vállalkozóként vásárló természetes személyek;
• a megrendelő gazdasági társaság vagy más szervezet azon természetes személy képviselői, kapcsolattartói, illetve más természetes személyek, akiknek személyes adatai a számlán, számviteli bizonylaton vagy az azt alátámasztó dokumentumban szerepelnek.

Az adatkezelés célja:

• a számla, illetve egyéb számviteli bizonylat kiállítása,
• a számviteli és könyvviteli kötelezettségek teljesítése,
• a számviteli bizonylatok jogszabályban előírt megőrzése.

A kezelt személyes adatok köre:

• az érintett neve;
• számlázási címe, amennyiben az természetes személyhez kapcsolható;
• egyéni vállalkozó esetén az érintetthez kapcsolódó, a számlázáshoz szükséges azonosító és adózási adatok;
• a számlán, illetve a számviteli bizonylaton szereplő egyéb személyes adatok.

Az adatkezelés jogalapja:

Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja, azaz az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése.

Az adatkezelés időtartama:

Az Adatkezelő a számviteli bizonylatokon, valamint a könyvviteli elszámolást közvetlenül vagy közvetetten alátámasztó iratokban szereplő személyes adatokat a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben meghatározott megőrzési időn keresztül kezeli. A számviteli törvény 169. § (2) bekezdése alapján a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat legalább 8 évig kell megőrizni.

III/5. A termékek kiszállításával kapcsolatos adatkezelés

Az érintettek köre:

• a saját nevükben vásárló természetes személyek és egyéni vállalkozók, amennyiben a kiszállításhoz személyes adataik kezelése szükséges;
• a megrendelő gazdasági társaság vagy más szervezet által a kiszállítással kapcsolatban megadott természetes személy kapcsolattartók; valamint
• a termék átvételére megjelölt más természetes személyek.

Az adatkezelés célja:

• a megrendelt termék kiszállításának megszervezése és lebonyolítása;
• a kiszállításhoz szükséges személyes adatok továbbítása a szállítást végző szolgáltató részére;
• a kiszállítással kapcsolatos kapcsolattartás; valamint
• a termék megfelelő címzett részére történő átadásának biztosítása.

A kezelt, illetve továbbított személyes adatok köre:

• a kiszállításhoz szükséges szállítási cím;
• a címzett vagy kapcsolattartó neve, amennyiben azt az adott szállítási szolgáltató részére továbbítani szükséges;
• a címzett vagy kapcsolattartó telefonszáma, amennyiben azt az adott szállítási szolgáltató részére továbbítani szükséges;
• a címzett vagy kapcsolattartó e-mail-címe, amennyiben azt az adott szállítási szolgáltató részére továbbítani szükséges;
• a kiszállítás lebonyolításához szükséges egyéb, természetes személyhez kapcsolható adatok, amennyiben azok kezelése az adott szállítási mód esetén szükséges.

Az adatkezelés jogalapja:

Saját nevében szerződő természetes személy, valamint egyéni vállalkozó esetén a kiszállításhoz szükséges személyes adatok kezelésének és a szállítást végző szolgáltató részére történő továbbításának jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja, amennyiben az adatkezelés a szerződés teljesítéséhez szükséges.

Gazdasági társaság vagy más szervezet nevében eljáró természetes személy kapcsolattartó, illetve a termék átvételére megjelölt más természetes személy adatainak kezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján alapul. Az Adatkezelő és a megrendelő szervezet jogos érdeke a megrendelt termék szerződésszerű kiszállításának, átadásának és az ehhez szükséges kapcsolattartásnak a biztosítása.

Az adatkezelés időtartama:

Az Adatkezelő a kizárólag a kiszállítás megszervezéséhez és lebonyolításához szükséges személyes adatokat a kiszállítás teljesítéséig kezeli. Amennyiben a kiszállításhoz kapcsolódó személyes adatok a megrendelés és a szerződés teljesítésének dokumentációja részeként is megőrzésre kerülnek, további kezelésükre a III/3. pontban meghatározott szabályok irányadók.

A szállítást végző szolgáltató:

Az Adatkezelő a termékek kiszállításához jelenleg az MPL, a DPD, valamint a Hellmann Worldwide Logistics szolgáltatásait veszi igénybe. Az egyes szolgáltatók részére a kiszállítás teljesítéséhez szükséges alábbi adatok kerülnek továbbításra:

• MPL: szállítási cím, kapcsolattartó neve és telefonszáma;
• DPD: szállítási cím, kapcsolattartó neve, telefonszáma és e-mail-címe;
• Hellmann Worldwide Logistics: szállítási cím; kapcsolattartói adat nem kerül továbbításra.

III/6. Online fizetéssel kapcsolatos adatkezelés - annak bevezetését követően

Az Adatkezelő jelenleg nem biztosít online fizetési lehetőséget. Az online fizetés bevezetését követően annak biztosítására a Barion szolgáltatását tervezi igénybe venni. A jelen pontban foglalt rendelkezések az online fizetési szolgáltatás tényleges bevezetésétől alkalmazandók.

Az érintettek köre:

• az online fizetést választó, saját nevükben szerződő természetes személyek;
• az online fizetést választó egyéni vállalkozók;
• gazdasági társaság vagy más szervezet megrendelése esetén azon természetes személyek, akiknek személyes adatai az online fizetési tranzakcióhoz kapcsolódnak.

Az adatkezelés célja:

• az online fizetési tranzakció kezdeményezése és lebonyolításának biztosítása;
• a fizetési tranzakció és az adott megrendelés összekapcsolása;
• a fizetés eredményének megállapítása és rögzítése;
• a megrendelés teljesítéséhez kapcsolódó fizetési ügyintézés;
• szükség esetén a fizetéssel kapcsolatos egyeztetés, visszatérítés vagy egyéb ügyintézés.

A kezelt, illetve továbbított személyes adatok köre:

Az online fizetés során az Adatkezelő azokat a személyes adatokat kezeli, illetve továbbítja az online fizetési szolgáltató részére, amelyek az adott megrendelés azonosításához és a fizetési tranzakció lebonyolításához szükségesek. Ilyen adat lehet különösen:

• a megrendelő vagy fizető neve, amennyiben az természetes személyhez kapcsolható;
• az e-mail-cím és egyéb kapcsolattartási adat, amennyiben annak továbbítása a fizetés lebonyolításához szükséges;
• a számlázási adatok, amennyiben azok természetes személyhez kapcsolhatók;
• a megrendelés azonosítója és a fizetéshez szükséges egyéb rendelési adatok;
• a fizetendő összeg és pénznem;
• a fizetési tranzakcióhoz kapcsolódó technikai és tranzakciós azonosítók;
• a tranzakció státusza és eredménye;
• a fizetési szolgáltató által az Adatkezelő részére visszaadott, a tranzakció teljesítésével, sikertelenségével, visszavonásával vagy visszatérítésével kapcsolatos adatok.

Bankkártyaadatok kezelése:

Az online bankkártyás fizetéshez szükséges bankkártyaadatokat az online fizetési szolgáltató saját rendszerében kezeli. Az Adatkezelő a bankkártya teljes számát, biztonsági kódját (CVC/CVV) és más, a bankkártyás fizetés hitelesítéséhez szükséges teljes kártyaadatot nem tárolja.

Az adatkezelés jogalapja:

Saját nevében szerződő természetes személy, valamint egyéni vállalkozó esetén az online fizetés lebonyolításához szükséges személyes adatok kezelésének és a fizetési szolgáltató részére történő továbbításának jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja, amennyiben az adatkezelés az érintettel kötött szerződés teljesítéséhez szükséges.

Gazdasági társaság vagy más szervezet nevében eljáró természetes személy személyes adatainak kezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján alapul. Az Adatkezelő és a megrendelő szervezet jogos érdeke a megrendelés ellenértékének a választott online fizetési módon történő megfizetéséhez, a fizetés eredményének megállapításához és az ehhez szükséges ügyintézéshez kapcsolódó adatkezelés biztosítása.

Az adatkezelés időtartama:

Az Adatkezelő a kizárólag az online fizetési tranzakció lebonyolításához szükséges személyes adatokat a tranzakció lezárásáig kezeli. Amennyiben valamely, a fizetéshez kapcsolódó adat további kezelése a megrendelés teljesítéséhez, számviteli kötelezettség teljesítéséhez, jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, illetve más megfelelő adatkezelési célhoz szükséges, annak további kezelésére a jelen tájékoztató megfelelő rendelkezései irányadók.

Az online fizetési szolgáltató

Az Adatkezelő az online fizetés bevezetését követően a Barion szolgáltatásának igénybevételét tervezi. Az online fizetési szolgáltató a saját rendszerében végzett adatkezelés tekintetében a rá irányadó adatvédelmi szabályok szerint jár el.

III/7. Hírlevél és közvetlen üzletszerzési célú megkeresések

Az érintettek köre:

• azon természetes személyek, akik hozzájárulnak ahhoz, hogy az Adatkezelő részükre hírlevelet, reklámot vagy egyéb közvetlen üzletszerzési célú elektronikus üzenetet küldjön;
• a megrendelő vagy más partner vállalkozás azon természetes személy kapcsolattartói, akik ehhez megfelelő hozzájárulást adnak.

Az adatkezelés célja:

• hírlevelek küldése;
• az Adatkezelő termékeiről, szolgáltatásairól, ajánlatairól, akcióiról és újdonságairól történő tájékoztatás;
• reklámot tartalmazó elektronikus üzenetek küldése az érintett részére.

A kezelt személyes adatok köre:

• az érintett neve;
• e-mail-címe;
• telefonszáma, amennyiben az érintett SMS-ben történő közvetlen üzletszerzési célú megkereséshez hozzájárul;
• a hozzájárulás megadásának időpontja és a hozzájáruló nyilatkozat tartalma.

Az adatkezelés jogalapja:

Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerinti hozzájárulás. Az érintett a hozzájárulását bármikor, indokolás nélkül és ingyenesen visszavonhatja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtt, a hozzájárulás alapján végzett adatkezelés jogszerűségét.

Az adatkezelés időtartama:

Az Adatkezelő a hírlevél és más közvetlen üzletszerzési célú megkeresés érdekében kezelt személyes adatokat az érintett hozzájárulásának visszavonásáig, illetve leiratkozásáig kezeli.

A hozzájárulás visszavonása és leiratkozás:

Az érintett a közvetlen üzletszerzési célú megkeresésekhez adott hozzájárulását bármikor, ingyenesen és indokolás nélkül visszavonhatja. A hozzájárulás visszavonását követően az Adatkezelő az érintett részére a visszavonással érintett csatornán további közvetlen üzletszerzési célú megkeresést nem küld.

Az e-mailben küldött hírlevélről az érintett minden hírlevélben biztosított leiratkozási link használatával iratkozhat le. Az érintett a hozzájárulását az Adatkezelő adatvédelmi elérhetőségére küldött nyilatkozattal is visszavonhatja.

Az Adatkezelő jelenleg SMS-ben közvetlen üzletszerzési célú megkeresést nem küld. Amennyiben a jövőben SMS-marketinget vezet be, az ilyen megkeresések kizárólag megfelelő előzetes hozzájárulás alapján küldhetők, és az Adatkezelő biztosítja a hozzájárulás egyszerű és ingyenes visszavonásának lehetőségét.

A hozzájárulás visszavonását követő adatkezelés:

A hozzájárulás visszavonását vagy a leiratkozást követően az Adatkezelő az érintett személyes adatait közvetlen üzletszerzési célból nem használja tovább.

Az Adatkezelő a leiratkozás tényét és időpontját, valamint a korábbi hozzájárulás fennállásának igazolásához és annak biztosításához szükséges korlátozott adatkört, hogy az érintett megfelelő hozzájárulás nélkül ne kerüljön ismételten marketingcélú megkeresési listára, külön adatkezelési célból tovább kezelheti.

A rendeléshez, szerződés teljesítéséhez, számlázáshoz, számviteli kötelezettséghez vagy más önálló adatkezelési célhoz kapcsolódó személyes adatok kezelése a hírlevélről történő leiratkozástól független, és azokra a jelen tájékoztató megfelelő rendelkezései alkalmazandók.

IV. Adatfeldolgozók és címzettek

IV/1. Általános rendelkezések

Az Adatkezelő az egyes adatkezelési célok megvalósítása érdekében külső szolgáltatókat vehet igénybe, amelyek a személyes adatok kezelésében adatfeldolgozóként, önálló adatkezelőként vagy – az adott szolgáltatás és az adatkezelés körülményeitől függően – más címzettként vehetnek részt. Az Adatkezelő adatfeldolgozóként kizárólag olyan szolgáltatót vesz igénybe, amely megfelelő garanciákat nyújt az adatkezelés GDPR követelményeinek való megfelelésére és az érintettek jogainak védelmét biztosító megfelelő technikai és szervezési intézkedések alkalmazására. Az adatfeldolgozó a személyes adatokat az Adatkezelő nevében, annak dokumentált utasításai alapján és a közöttük létrejött adatfeldolgozási szerződésben meghatározottak szerint kezeli. Amennyiben valamely címzett a részére továbbított személyes adatok tekintetében saját maga határozza meg az adatkezelés céljait és eszközeit, az adatokat önálló adatkezelőként kezeli.

IV/2. Az Adatkezelő által igénybe vett szolgáltatók

1. Weboldal és webáruház üzemeltetésével kapcsolatos infrastruktúra

A qtruck.hu weboldalt és webáruházat kiszolgáló szerver az ISISCOM által biztosított infrastruktúrában, fizikailag az ISISCOM telephelyén került elhelyezésre. A szerver a QTC saját kezelésében áll, annak üzemeltetését és a weboldal fejlesztését a QTC végzi.

Az ISISCOM munkatársai a szerverhez annak fizikai elhelyezése miatt fizikailag hozzáférhetnek, azonban a szerverhez és az azon tárolt adatokhoz szoftveres, rendszergazdai vagy más logikai hozzáféréssel nem rendelkeznek, és az Adatkezelő nem hatalmazta fel őket a személyes adatok megismerésére vagy kezelésére.

2. Money Workman készletnyilvántartó, számlázó és üzleti lebonyolítást támogató rendszer

A Money Workman rendszer a QTC saját belső szerverén működik. A rendszerben tárolt adatokhoz a QTC feladatkörük alapján jogosult munkatársai férnek hozzá. A rendszer korábbi szolgáltatója, az NPG-Solution a QTC tájékoztatása szerint jelenleg nem fér hozzá a rendszerhez vagy az abban tárolt adatokhoz.

A kezelt adatok köre: A Money Workman rendszerben kezelésre kerülhet a megrendelő neve, számlázási és szállítási címe, adószáma, bankszámlaszáma, kommunikációs nyelve, fizetési módja és pénzneme, alapértelmezett szállítási módja, tehergépjárműveinek száma, a kapcsolatfelvétel forrására vonatkozó adat, valamint a megrendelőhöz kapcsolódó kupon- és kedvezményadatok. A rendszerben kezelésre kerülhet továbbá a megrendelő képviselőjének vagy kapcsolattartójának neve, e-mail-címe, telefonszáma és – amennyiben megadásra kerül – faxszáma.

Gazdasági társaság vagy más, természetes személynek nem minősülő szervezet esetén a kizárólag a szervezetre vonatkozó adatok – így különösen a cégnév, a társaság adószáma, székhelye vagy céges bankszámlaszáma – önmagukban nem minősülnek személyes adatnak. Saját nevében eljáró természetes személy esetén a megrendelőhöz kapcsolódó azonosító, kapcsolattartási, számlázási, szállítási és egyéb, az érintetthez kapcsolódó adatok személyes adatnak minősülnek. Egyéni vállalkozó esetén az üzleti tevékenységéhez kapcsolódó adatok is személyes adatnak minősülhetnek, amennyiben azok az egyéni vállalkozó mint természetes személy azonosítására alkalmasak vagy hozzá kapcsolhatók.

3. Google Workspace

Az Adatkezelő a vállalati elektronikus levelezéshez, fájltároláshoz és együttműködési funkciókhoz Google Workspace szolgáltatásokat – így különösen Gmailt és Google Drive-ot – használ.

A Google Workspace szolgáltatásokban az ügyintézés és a munkatársak közötti együttműködés során esetenként ügyfelekhez, megrendelésekhez, ajánlatkérésekhez, garanciális ügyekhez vagy más üzleti kapcsolattartáshoz kapcsolódó személyes adatok, e-mailek, mellékletek és dokumentumok is kezelhetők. Az Adatkezelő az ilyen adatokhoz való hozzáférést az adott feladat ellátásához szükséges körben az arra jogosult munkatársakra korlátozza.

4. Szállítást végző szolgáltatók

Az Adatkezelő a megrendelt termékek kiszállításához jelenleg az MPL, a DPD, valamint a Hellmann Worldwide Logistics / Innight szolgáltatásait veszi igénybe.

A szállítást végző szolgáltatók részére az Adatkezelő kizárólag az adott kiszállítás teljesítéséhez szükséges adatokat továbbítja. Az egyes szállítási szolgáltatók részére továbbított személyes adatok körét a III/5. pont tartalmazza.

5. Online fizetést biztosító szolgáltató

Az Adatkezelő jelenleg nem biztosít online fizetési lehetőséget. Az online fizetés bevezetését követően az Adatkezelő a Barion online fizetési szolgáltatásának igénybevételét tervezi. Az online fizetéshez kapcsolódó adatkezelés részletes szabályait a III/6. pont tartalmazza.

6. Hírlevélküldő és közvetlen üzletszerzési célú üzenetek küldését támogató szolgáltató

Az Adatkezelő az e-mailes hírlevelek kiküldéséhez erre szolgáló hírlevélküldő rendszert vagy szolgáltatót vesz igénybe. A szolgáltatás keretében a hírlevél küldéséhez szükséges személyes adatok – így különösen az érintett neve, e-mail-címe, a feliratkozás és leiratkozás ténye, valamint az ezekhez kapcsolódó technikai adatok – kezelhetők. Az Adatkezelő jelenleg SMS-ben közvetlen üzletszerzési célú megkeresést nem küld.

7. Könyvelési szolgáltató

Az Adatkezelő könyvelési és számviteli feladatainak ellátásához a Sanctus Könyvelőiroda Kft. szolgáltatásait veszi igénybe.

A könyvelési feladatok ellátása során a könyvelőiroda hozzáférhet a számlákon és más számviteli bizonylatokon szereplő adatokhoz, így – amennyiben azok természetes személyhez kapcsolhatók – különösen a vevő vagy szállító nevéhez, címéhez, adószámához vagy más adóazonosító adatához, valamint az adott ügyletre vonatkozó adatokhoz, így különösen a termék vagy szolgáltatás megnevezéséhez, mennyiségéhez, ellenértékéhez és a számlán szereplő egyéb adatokhoz.

A könyvelőiroda az adatokhoz elektronikus és papíralapú formában is hozzáférhet. A kimenő számlák adatai többek között a NAV Online Számla rendszerén keresztül, illetve az Adatkezelő által átadott elektronikus állományok – így különösen Excel-fájlok – útján is rendelkezésére állhatnak. A bejövő számlák átadása papíralapon is történhet.

V. Az adatkezelés biztonsága

V/1. Általános adatbiztonsági követelmények

Az Adatkezelő a személyes adatok kezelése során gondoskodik a személyes adatok megfelelő szintű biztonságáról. Ennek érdekében az adatkezelés jellegének, hatókörének, körülményeinek és céljainak, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett kockázatoknak megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz. Az Adatkezelő az adatbiztonsági intézkedések meghatározása és alkalmazása során figyelembe veszi különösen a tudomány és technológia állását, az intézkedések megvalósításának költségeit, a kezelt személyes adatok körét és mennyiségét, az adatkezelés módját, továbbá az adatkezelésből az érintettekre nézve eredő kockázatok valószínűségét és súlyosságát. Az Adatkezelő az alkalmazott technikai és szervezési intézkedésekkel törekszik arra, hogy biztosítsa a személyes adatok bizalmasságát, sértetlenségét és rendelkezésre állását, valamint az adatkezeléshez használt rendszerek és szolgáltatások megfelelő ellenálló képességét.

V/2. A személyes adatok védelme

Az Adatkezelő megfelelő intézkedéseket alkalmaz annak érdekében, hogy a személyes adatokat megvédje különösen:

• a jogosulatlan hozzáféréstől és felhasználástól;
• a jogosulatlan vagy jogellenes megváltoztatástól;
• a jogosulatlan nyilvánosságra hozataltól vagy továbbítástól;
• a véletlen vagy jogellenes törléstől, megsemmisítéstől vagy elvesztéstől; valamint
• minden egyéb jogosulatlan vagy jogellenes adatkezelési művelettől.

Az Adatkezelő az adatbiztonsági intézkedéseket az adatkezelés körülményeinek és az alkalmazott technológiának a változására figyelemmel szükség szerint felülvizsgálja, és indokolt esetben módosítja.

V/3. Hozzáférés a személyes adatokhoz

A személyes adatokhoz az Adatkezelő azon munkatársai férhetnek hozzá, akik számára a hozzáférés a munkaköri feladataik ellátásához szükséges. Az Adatkezelő gondoskodik arról, hogy a személyes adatokhoz hozzáférő személyek az adatokat kizárólag a feladataik ellátásához szükséges mértékben és az Adatkezelő utasításainak, valamint a vonatkozó jogszabályi követelményeknek megfelelően kezeljék. Az Adatkezelő a személyes adatokhoz való hozzáférés biztosítása során törekszik arra, hogy az egyes személyek kizárólag azokhoz a személyes adatokhoz és olyan mértékben férjenek hozzá, amelyek kezelése feladataik ellátásához szükséges.

V/4. Külső szolgáltatók igénybevétele

Amennyiben az Adatkezelő a személyes adatok kezelése során adatfeldolgozót vagy más külső szolgáltatót vesz igénybe, az Adatkezelő az adatbiztonsági követelmények érvényesülését a szolgáltató kiválasztása és a vele fennálló jogviszony során is figyelembe veszi. Az Adatkezelő kizárólag olyan adatfeldolgozót vesz igénybe, amely megfelelő garanciákat nyújt arra, hogy az adatkezelés megfelel a vonatkozó adatvédelmi követelményeknek, és az érintettek jogainak védelméhez szükséges megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazza. Az adatfeldolgozó a személyes adatokat az Adatkezelő nevében és annak dokumentált utasításai alapján, az adatfeldolgozásra vonatkozó szerződés keretei között kezelheti.

V/5. Az adatbiztonság fenntartása és az incidensek kezelése

Az Adatkezelő az adatkezelés biztonságának fenntartása érdekében az alkalmazott technikai és szervezési intézkedések megfelelőségét szükség szerint felülvizsgálja. Az Adatkezelő az adatbiztonságot sértő események észlelése esetén megteszi az esemény kivizsgálásához, következményeinek korlátozásához és a személyes adatok biztonságának helyreállításához szükséges intézkedéseket.

Amennyiben valamely biztonsági esemény személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítésével, elvesztésével, megváltoztatásával, jogosulatlan közlésével vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáféréssel jár, az Adatkezelő az eseményt adatvédelmi incidensként kezeli, és azzal kapcsolatban a GDPR rendelkezéseinek megfelelően jár el.

V/6. Az Adatkezelő által alkalmazott technikai és szervezési intézkedések

Az Adatkezelő a személyes adatok biztonságának biztosítása érdekében az adatkezelés jellegéhez, körülményeihez és kockázataihoz igazodó technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz.

Az Adatkezelő különösen:

• a személyes adatokhoz és az azokat kezelő informatikai rendszerekhez való hozzáférést jogosultságokhoz köti;
• az informatikai rendszerekhez való hozzáférést jelszavas védelemmel biztosítja;
• a munkatárs vagy más jogosult hozzáférési jogosultságának megszűnésekor a rendszerhozzáférést visszavonja;
• rendszeres biztonsági mentéseket készít, és adatvesztés vagy informatikai üzemzavar esetére az adatok helyreállítását szolgáló eljárásokat alkalmaz;
• vírus- és kártevővédelmi megoldásokat, valamint tűzfalat alkalmaz;
• a honlap és a felhasználó közötti adatátvitelt HTTPS/TLS titkosítással védi;
• az informatikai rendszerek védelme érdekében további, a jogosulatlan hozzáférés, visszaélés és más informatikai fenyegetések megelőzését szolgáló technikai biztonsági intézkedéseket alkalmaz;
• a felhasználói jelszavakat Argon2i hash-eljárással, jelszavanként egyedi salt alkalmazásával tárolja;
• a személyes adatokat tartalmazó papíralapú iratokat illetéktelen hozzáféréstől védetten, zárt szekrényben tárolja.

VI. Az érintettek jogai

Az érintett az Adatkezelő által végzett személyesadat-kezeléssel kapcsolatban az alábbi jogokat  gyakorolhatja.

VI/1. Tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való jog

Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől tájékoztatást kérjen arról, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és amennyiben ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy hozzáférést kapjon a kezelt személyes adatokhoz, valamint az adatkezelés lényeges körülményeire vonatkozó információkhoz. Az érintett kérheti továbbá az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatának rendelkezésére bocsátását.

VI/2. Helyesbítéshez való jog

Az érintett jogosult kérni a rá vonatkozó pontatlan személyes adatok helyesbítését, valamint – az adatkezelés céljára figyelemmel – a hiányos személyes adatok kiegészítését.

VI/3. Törléshez való jog

Az érintett a jogszabályban meghatározott feltételek fennállása esetén kérheti személyes adatainak törlését, így különösen akkor, ha a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat az Adatkezelő kezelte, az érintett visszavonja az adatkezelés alapjául szolgáló hozzájárulását és az adatkezelésnek nincs más jogalapja, vagy a személyes adatokat jogellenesen kezelték. A törléshez való jog nem korlátlan; az Adatkezelő nem köteles az adatokat törölni, ha azok további kezelése jogszabályban meghatározott okból szükséges, így különösen az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése vagy jogi igények előterjesztése, érvényesítése, illetve védelme érdekében.

VI/4. Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az érintett a jogszabályban meghatározott esetekben kérheti személyes adatai kezelésének korlátozását, így különösen akkor, ha vitatja a személyes adatok pontosságát, az adatkezelés jogellenes, de az érintett ellenzi az adatok törlését, az Adatkezelőnek már nincs szüksége az adatokra, de az érintett jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez igényli azokat, vagy az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen, a tiltakozás elbírálásának időtartamára.

VI/5. Adathordozhatósághoz való jog

Az érintett a jogszabályban meghatározott feltételek fennállása esetén jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa az Adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat más adatkezelőnek továbbítsa vagy – amennyiben ez technikailag megvalósítható – azok közvetlen továbbítását kérje. Az adathordozhatósághoz való jog akkor alkalmazható, ha az adatkezelés hozzájáruláson vagy szerződésen alapul, és az adatkezelés automatizált módon történik.

VI/6. Tiltakozáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján alapuló kezelése ellen. Tiltakozás esetén az Adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy az adatkezelés jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükséges. Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult bármikor tiltakozni személyes adatainak e célból történő kezelése ellen; tiltakozás esetén a személyes adatok e célból tovább nem kezelhetők.

VI/7. A hozzájárulás visszavonásához való jog

Amennyiben az adatkezelés az érintett hozzájárulásán alapul, az érintett jogosult hozzájárulását bármikor visszavonni. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtt, a hozzájárulás alapján végzett adatkezelés jogszerűségét.

VI/8. Az érintetti kérelmek intézése

Az érintett a jelen fejezetben meghatározott jogainak gyakorlására irányuló kérelmét az Adatkezelő II. fejezetben megjelölt elérhetőségein, így különösen az adatvedelem@qtruck.hu e-mail-címen terjesztheti elő. Az Adatkezelő az érintett kérelme nyomán hozott intézkedésekről indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet. A jogszabályban meghatározott feltételek fennállása esetén e határidő további két hónappal meghosszabbítható; a határidő meghosszabbításáról és annak okairól az Adatkezelő a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet. Az érintetti jogok gyakorlása főszabály szerint díjmentes.

Amennyiben az Adatkezelő az érintett kérelme alapján nem tesz intézkedést, ennek tényéről és indokairól, valamint az érintettet megillető panasz- és bírósági jogorvoslati lehetőségekről indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet.

VI/9. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás

A webshop a regisztráció során automatizált technikai szabályt alkalmaz: minden újonnan regisztráló felhasználót azonos alapértelmezett felhasználói csoportba sorol, és valamennyi új felhasználóhoz azonos induló kedvezményt rendel.

Az automatikus besorolás és az induló kedvezmény meghatározása nem a felhasználó személyes adatainak, magatartásának, gazdasági helyzetének, preferenciáinak vagy más személyes jellemzőjének automatizált értékelésén alapul.

Az alapértelmezett felhasználói csoportot és kedvezményt az Adatkezelő erre jogosult munkatársai bármikor felülvizsgálhatják és manuálisan módosíthatják.

VII. Jogorvoslati lehetőségek

VII/1. Panasz benyújtása a felügyeleti hatósághoz

Amennyiben az érintett megítélése szerint a rá vonatkozó személyes adatok kezelése sérti a GDPR vagy más adatvédelmi jogszabály rendelkezéseit, jogosult panaszt tenni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)

Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Telefon: +36 (1) 391-1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: www.naih.hu

A Hatóságnál adatvédelmi hatósági eljárás kezdeményezhető, továbbá elektronikus ügyindításra is lehetőség van.

VII/2. Bírósági jogorvoslat

Az érintett jogosult bírósághoz fordulni, ha megítélése szerint személyes adatainak a GDPR rendelkezéseibe ütköző kezelése következtében megsértették a GDPR szerinti jogait. A bírósági jogorvoslat igénybevétele nem érinti az érintett azon jogát, hogy a felügyeleti hatóságnál panaszt tegyen.

Az érintett a hatósági vagy bírósági jogorvoslat kezdeményezését megelőzően – saját választása szerint – az Adatkezelővel is felveheti a kapcsolatot annak érdekében, hogy az Adatkezelő a felmerült kérdést vagy kifogást megvizsgálhassa. Az Adatkezelővel történő előzetes kapcsolatfelvétel nem feltétele a hatósági vagy bírósági jogorvoslat igénybevételének.

VIII. Záró rendelkezések

Jelen Adatkezelési tájékoztató és szabályzat a honlapon történt elhelyezés napján lép hatályba.

Az Adatkezelő fenntartja a jogot a jelen tájékoztató módosítására. A mindenkor hatályos tájékoztató a https://qtruck.hu weboldalon érhető el.

Amennyiben a módosítás az adatkezelés körülményeit, így különösen annak célját, jogalapját, az érintettek jogait vagy az adatkezelő személyét érdemben érinti, az Adatkezelő az érintetteket a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően tájékoztatja.